כל האפשרויות של שעון נוכחות מתקדם: כך תפקחו ביעילות על שעות העבודה

התשלום עבור שעות העבודה של העובדים והעובדות הוא אחת ההוצאות המרכזיות בכמעט כל חברה או עסק. מצד אחד, זוהי כמובן השקעה הכרחית וגם משתלמת, אבל מצד שני כל בעל עסק מוכן כמובן לשלם אך ורק עבור השעות שבהן העובדים באמת נמצאים במקום העבודה וממלאים את תפקידם. בהתאם, בחירת שעון הנוכחות היא החלטה חשובה שעשויה לחסוך לכם לא מעט כסף, וכאן בעמוד תמצאו סקירה מפורטת של כל האפשרויות של שעוני הנוכחות המתקדמים.

איך להבטיח זיהוי ודאי של עובד או עובדת?

בעבר שעוני הנוכחות היו פשוטים מאוד ואפשר אפילו לומר פרימיטיביים. לכל עובד ועובדת היה כרטיס, בתחילת יום העבודה הם היו מכניסים את הכרטיס אל שעון הנוכחות שהיה מטביע את שעת הכניסה, בסיום היום לפני היציאה הבית הם היו מכניסים שוב את הכרטיס אל השעון וכך הייתה מוטבעת שעת היציאה. הבעיה העיקרית עם שעונים מהסוג הזה היא כמובן הפתח לזיופים: למשל, עובד שמגיע מוקדם מעביר גם את הכרטיס של החבר שלו שמגיע רק אחרי שעה.

בהתאם פותחו שיטות מתקדמות שמבטיחות זיהוי ודאי של כל עובד ועובדת, כך שרק האדם עצמו יוכל להפעיל את שעון הנוכחות עבורו. אופציה אחת היא טביעת אצבע, שכידוע הינה ייחודית לכל אדם. אופציה שנייה היא תג קרבה שהאדם נושא איתו, ואופציה שלישית היא זיהוי פנים. ניתן כמובן גם לבחור שעון נוכחות שמשלב יותר משיטה אחת כדי להבטיח אפס טעויות וזיופים.

מקסימום דיוק, מינימום זמן

שעוני נוכחות נדרשים קודם כל להיות מדויקים. זוהי איכות שאסור להתפשר עליה, מפני שאם שעון הנוכחות לא יזהה עובד או עובדת, למשל בגלל זקן או משקפיים, או תנאי תאורה לקויים, התוצאה תהיה עוגמת נפש ואובדן זמן יקר על-מנת לתקן את העיוות.

תכונה חיונית נוספת של שעוני הנוכחות מהדור החדש היא מהירות הזיהוי. זוהי תכונה חשובה בפרט בחברות גדולות, כשמספר רב של עובדים עשוי להגיע בבת אחת, או תוך זמן קצר, וכל עיכוב מול השעון מייצר פקק ומעכב את תחילת יום העבודה.

אפליקציה משוכללת

אופציה נוספת היא להתקין את שעון הנוכחות בתוך אפליקציה. חשוב להדגיש שהשעה שתירשם בכל כניסה או יציאה לא תלויה בשעון שבטלפון של העובד או העובדת, אלא אך ורק בשעון הפנימי של האפליקציה, כך שלא ניתן לשחק עם הנתונים. אפליקציה לשעות עבודה מתאימה לעובדי שטח, שעבורם שעון נוכחות פיזי בכניסה לעסק מן הסתם לא רלוונטי. עוד כדאי לדעת שבאפליקציה כזו מדווחים לא רק שעות הכניסה והיציאה, אלא גם המיקום המדויק שלהם בנקודות הזמן הנ"ל – באמצעות לוויין, WiFi או האנטנות של חברות הסלולר. 

עוד כדאי לדעת שכל סוגי שעוני הנוכחות המתקדמים מתממשקים לתוכנות שכר, כך שהן לא "רק" מבטיחות אי תשלום על שעות שלא באמת בוצעה בהן עבודה, אלא גם חוסכות זמן יקר במהלך הכנת המשכורות.